Casi toda reunión termina con acuerdos. Pocas terminan con un plan.
La diferencia está en tres datos que suelen faltar: qué se hace exactamente, quién lo hace y para cuándo. Sin eso, lo acordado depende de que alguien se acuerde.
Y en una operación con turnos, urgencias y rotación, nadie se acuerda.
Un plan de acción es el documento más simple de la gestión, y por eso mismo el que más se improvisa.
Qué es un plan de acción
El plan de accion es el documento que baja un objetivo a tareas concretas, con responsable, plazo y recurso asignado.
No es un plan estratégico ni un procedimiento. Es más corto que el primero y más específico que el segundo: existe para cerrar una brecha determinada.
La norma ISO 9001 lo exige de forma indirecta en su capítulo de mejora, cuando pide acciones correctivas con seguimiento y verificación de eficacia.
Ese último punto, la verificación, es el que separa un plan de una lista de buenas intenciones.
Los elementos que no pueden faltar
Los elementos de un plan de accion son pocos y conviene no agregar más.
| Elemento | Qué responde |
|---|---|
| Objetivo | Qué brecha se quiere cerrar |
| Acción | Qué se hace, en verbo concreto |
| Responsable | Una persona, no un área |
| Plazo | Una fecha, no «a la brevedad» |
| Recurso | Qué se necesita y quién lo aprueba |
| Verificación | Cómo se comprueba que resultó |
La columna de recurso es la que más se omite y la que más planes detiene: se compromete una acción que exige comprar algo y nadie avisó a abastecimiento.
Cómo hacer un plan de acción
Quien busca como hacer un plan de accion suele empezar por las tareas. Conviene empezar por la causa.
- Define la brecha: la diferencia entre lo que hay y lo que debería haber, medida.
- Busca la causa: atacar el síntoma garantiza que el problema vuelva.
- Elige pocas acciones: tres que se cumplen valen más que diez que no.
- Asigna nombre y fecha: sin dueño, la tarea es de nadie.
- Anticipa el recurso: si hay que comprar algo, cotiza antes de comprometer el plazo.
- Fija la fecha de revisión: en la misma reunión donde se creó.
El método para cerrar el ciclo, probar en pequeño y verificar antes de extender, está en ciclo pdca.
Un plan de acción ejemplo en prevención
El plan de accion ejemplo más frecuente en una empresa chilena viene de un hallazgo de prevención o de una fiscalización.
Se detecta que en una faena falta protección auditiva certificada. La acción no es «comprar tapones»: es definir qué nivel de atenuación corresponde al ruido medido, cotizar, entregar con registro firmado y capacitar en su uso.
Son cuatro tareas con cuatro responsables distintos, y si una se cae el hallazgo sigue abierto.
El mismo esquema sirve para un plan de accion de una empresa completa: cambia la escala, no la estructura.
El listado de elementos de protección personal que exige cada tarea sale de la evaluación de riesgos, no del catálogo.
Por qué se incumplen
Las causas se repiten y ninguna tiene que ver con la voluntad del equipo.
La primera es el exceso: un plan con veinticinco acciones no se ejecuta, se administra. La segunda es el plazo irreal, fijado para que suene bien en la reunión.
La tercera, y la más común en operaciones industriales, es que la acción dependía de un material que llegó seis semanas después.
Cuando la acción viene de una evaluación de riesgos, conviene ordenarla junto al resto en la mitigacion de riesgos.
Que el plan no espere una cotización, con Tobel
Una parte considerable de las acciones comprometidas en cualquier empresa terminan en una compra: un equipo, un instrumento, señalética, protección.
Si esa compra toma seis semanas, el plazo del plan ya estaba vencido cuando se firmó.
La acción tiene fecha. Resolver ese material con un Proveedor Integral Chile quita del camino la excusa más usada para no cumplir.